Vous souhaitez géolocaliser les véhicules de vos salariés ? Renseignez-vous en amont sur l’encadrement juridique d’une telle pratique. Selon l’arrêt n°17-14631 rendu le 19 décembre 2018 par la Cour de cassation, le recours aux dispositifs de géolocalisation à des fins de contrôle de la durée de travail était licite s’il est justifié par la nature de la tâche à accomplir et proportionné au but recherché par l’employeur.

La géolocalisation des salariés, c’est quoi ?

Il s’agit d’un procédé technologique permettant de suivre en temps réel le positionnement d’un véhicule. Ce système est utilisé par certains employeurs pour contrôler les déplacements professionnels de leurs salariés.

Quelles sont les conditions à respecter ?

La mise en œuvre de la géolocalisation peut porter atteinte à la vie privée et aux données personnelles des salariés. C’est pourquoi les conditions d’utilisation de ce dispositif sont strictes et établies par la règlementation.

L’employeur doit justifier la nécessité du dispositif de géolocalisation

L’employeur ne peut pas avoir recours à un système de géolocalisation lorsque cette utilisation n’est pas justifiée, ni lorsqu’il pourrait procéder autrement pour parvenir à ses objectifs. Ainsi, le suivi par GPS des véhicules mis à disposition des salariés est uniquement réservé à des cas spécifiques, notamment :

• Le respect d’une réglementation exigeant la mise en place d’un tel système en raison de la nature du déplacement ou du type de bien transporté ;
• La nécessité de suivi par GPS pour facturer une prestation de service ;
• La protection des salariés et des marchandises transportés ;
• La vérification de la conformité aux règles d’utilisation des véhicules professionnels.

L’employeur doit assurer la sécurité des données personnelles des salariés

L’employeur est soumis à des obligations strictes telles que le respect de la durée de conservation des données personnelles et des droits de travail. Il doit impérativement prendre les mesures physiques et techniques nécessaires pour assurer la sécurité des données en question. Par ailleurs, lee système de géolocalisation installé sur un appareil professionnel doit pouvoir être désactivé lorsque le salarié utilise également sa voiture à titre personnel.

L’employeur doit également tenir un registre de traitement des données de l’entreprise qui permet d’identifier : les parties qui interviennent dans le traitement des données, les catégories de données traitées, l’utilisation des données et les personnes qui peuvent y accéder, la façon dont sont sécurisées et conservées les données.

L’employeur doit effectuer des formalités auprès de la Cnil

Les données personnelles et la vie privée des salariés sont protégées par le règlement européen pour la protection des données, avant d’installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules des salariés, l’employeur doit, de ce fait, faire une déclaration auprès de la Cnil.

L’employeur doit consulter et informer les représentants du personnel

Ce genre d’initiative requiert l’information et la consultation des représentants du personnel. Il est également obligatoire d’informer au préalable les salariés, des modalités et des conditions dans lesquelles sont traitées les données collectées les concernant avant l’installation des dispositifs.

Ce qu’il faut retenir

• Si l’employeur ne respecte pas les conditions citées ci-dessus, l’utilisation du système de géolocalisation est jugée illicite ;
• Les données personnelles mises en jeu dans la mise en œuvre d’un tel système regroupent les informations d’identification, les coordonnées géographiques du domicile du salarié, la vitesse maximale, etc. ;
• L’employeur doit respecter la procédure d’information (représentant du personnel et salariés concernés) avant la mise en place de ce dispositif ;
• Si l’utilisation du dispositif est autorisée, l’employeur peut réclamer des explications en cas de désactivations répétées ou de longue durée ;
• L’employeur ne peut pas utiliser le système de géolocalisation pour d’autres finalités que celles qui ont été portées à la connaissance des salariés.